Die Branche bestimmt, womit ein Unternehmen zu tun hat. Aber selbst innerhalb desselben Betriebs nutzt jede Abteilung KI völlig anders. Die Frage, die die Marketing-Managerin umtreibt, stellt sich dem Buchhalter nie – und umgekehrt. Eine Schulung für alle redet deshalb fast zwangsläufig an den meisten vorbei.
Ein Unternehmen, viele KI-Welten
Schon in einem einzigen mittelständischen Betrieb sitzen Menschen mit komplett verschiedenen KI-Berührungspunkten nebeneinander. Was für die eine Rolle die zentrale Frage ist, kommt in der anderen schlicht nicht vor. Eine Schulung, die allen dasselbe erzählt, behandelt deshalb die meisten Themen an den meisten Menschen vorbei.
Schauen wir uns an, wie unterschiedlich die Fragen tatsächlich sind.
Wie verschieden die Fragen wirklich sind
- Personal und HR. Hier geht es um Bewerbungen, Personaldaten und Stellenausschreibungen. KI-Systeme zur Bewertung oder Vorauswahl von Bewerbungen können als Hochrisiko-Systeme einzuordnen sein. Entscheidend ist, wofür das System bestimmt ist und was es tatsächlich tut.
- Marketing. Lebt mit KI-Texten und KI-Bildern. Eine wichtige Frage ist die Kennzeichnung: Bei Deepfakes und bestimmten KI-erzeugten Texten zur Information der Öffentlichkeit gelten besondere Transparenzpflichten. Welche Pflicht greift, hängt vom Inhalt und seinem Einsatz ab. Bewerberdaten stehen hier meist weniger im Vordergrund – können aber etwa beim Personalmarketing durchaus eine Rolle spielen.
- Vertrieb. Angebote, Kundenmails, Daten aus dem CRM. Die Leitfrage lautet: Welche Kundendaten dürfen in welches Tool – und welche besser nicht?
- Buchhaltung und Finanzen. Zahlen, Verträge, vertrauliche Geschäftsdaten. Hier steht Vertraulichkeit im Vordergrund; Bildkennzeichnung spielt im typischen Tagesgeschäft eine kleinere Rolle.
- Kundenservice. Chatbots und Antwortentwürfe. Bei einem KI-Chatbot sollen Menschen grundsätzlich erfahren, dass sie mit KI interagieren, sofern das nicht bereits offensichtlich ist. Transparenz im direkten Kundenkontakt ist hier der Kern.
- IT. Sitzt auf der anderen Seite des Tisches: verwaltet Werkzeuge, Zugänge und Sicherheit. Ihre Fragen betreffen Technik und Inhalte: Was darf ein Werkzeug verarbeiten, wie werden Ergebnisse geprüft und wer darf worauf zugreifen?
- Geschäftsführung. Nutzt KI für Recherche, erste Entwürfe und Strategiearbeit – oft mit den vertraulichsten Dokumenten des ganzen Hauses.
Sieben Rollen, sieben Schwerpunkte. Was für die eine zentral ist, ist für die andere nicht einmal ein Randthema.
Warum „ein bisschen für jeden“ niemandem hilft
Eine generische Schulung versucht, alle Themen für alle abzudecken. Das Ergebnis: Jeder wird mit Irrelevantem überfrachtet, während die eigenen echten Fragen untergehen. Der Buchhalter braucht andere Schwerpunkte als die Marketing-Kollegin. Gemeinsame Grundlagen bleiben wichtig. Aber wer jede Rolle mit jedem Detail versorgt, verliert leicht den Blick für das, was sie im Alltag wirklich braucht.
Abteilungsspezifisch heißt deshalb das Gegenteil von Überfrachtung: Jede und jeder lernt das, was im eigenen Alltag wirklich vorkommt – kompakt, relevant, anwendbar. Das spart Zeit und sorgt zugleich dafür, dass das Gelernte tatsächlich haften bleibt, weil es sich an echten Aufgaben festmacht.
Die Rolle wechselt – der Mensch bleibt
Ein Punkt ist mir dabei besonders wichtig, gerade im Mittelstand: Dort trägt eine Person oft mehrere Hüte. Die Bürokraft macht Buchhaltung und Kundenservice. Die Geschäftsführerin kümmert sich nebenbei ums Marketing. Der Vertriebler springt im Support ein.
Abteilungsspezifisch darf deshalb nicht heißen, jemanden in eine Schublade zu stecken. Es heißt: Jede und jeder bekommt genau die Bausteine, die zu den tatsächlichen Aufgaben passen – auch mehrere, wenn jemand mehrere Rollen ausfüllt. Nicht die Stellenbezeichnung entscheidet, sondern was die Person wirklich tut.
Branche und Abteilung zusammen ergeben Treffsicherheit
Damit schließt sich der Kreis zur Branche. Die Branche bestimmt, womit das Unternehmen grundsätzlich zu tun hat; die Abteilung, was die einzelne Person im Alltag tut. Erst wenn beides stimmt – das Was des Unternehmens und das Wie der Rolle – wird aus einer Pflichtschulung etwas, das im Kopf bleibt und im richtigen Moment hilft.
Generische Schulung ist schnell erledigt. Treffsichere Schulung wirkt – weil sie jeden genau dort abholt, wo er tatsächlich steht.
Deshalb werden Mitarbeitenden in der EU AI Act Academy die Bausteine zugeordnet, die zu ihren echten Aufgaben passen – auch mehrere, wenn jemand mehrere Rollen hat. Jede und jeder lernt, was der eigene Alltag verlangt, und nicht, was daran vorbeigeht.