Sie zögert. In der Einweisung hatte das anders ausgesehen. Als sie nachfragt, kommt ein Satz, den vermutlich viele kennen: „Das haben wir schon hundertmal so gemacht. Ist noch nie etwas passiert.“

Das ist wahrscheinlich sogar ehrlich gemeint. Der Kollege möchte helfen. Er hat Erfahrung und will sie weitergeben. Gerade deshalb lohnt es sich, an dieser Stelle genauer hinzusehen.

Erfahrung ist viel wert

Wer eine Tätigkeit lange ausübt, kennt Dinge, die in keiner Anleitung stehen. Ein ungewohntes Geräusch, ein Material, das sich anders verhält, eine kleine Veränderung im Ablauf: Erfahrene Mitarbeitende bemerken so etwas oft früh. Dieses Wissen ist wertvoll und gehört weitergegeben.

Mit der Zeit können sich allerdings auch Gewohnheiten einschleichen, deren ursprünglichen Anlass niemand mehr kennt. Vielleicht fehlte einmal ein geeignetes Hilfsmittel. Vielleicht musste ein Auftrag besonders schnell fertig werden. Damals hat man sich irgendwie beholfen, und seitdem gehört die Lösung zum Ablauf.

Irgendwann wird sie neuen Mitarbeitenden genauso gezeigt. Was als Ausnahme begonnen hat, wird Teil der Einarbeitung. Die Frage, ob der Anlass überhaupt noch besteht, stellt dann kaum jemand.

„Bisher ist nichts passiert“ lässt eine Frage offen

Wenn ein Ablauf hundertmal ohne Zwischenfall funktioniert hat, schafft das Vertrauen. Das ist verständlich. Wir orientieren uns im Alltag an unseren Erfahrungen.

Trotzdem wissen wir damit noch nicht, warum es gut gegangen ist. War der Ablauf zuverlässig sicher? Hat jemand rechtzeitig aufgepasst? Oder waren die Bedingungen jedes Mal ein wenig günstiger als heute?

Vielleicht ist die Lieferung diesmal schwerer. Vielleicht arbeitet eine Vertretung mit, die den Ablauf noch nicht kennt. Vielleicht sind zwei Menschen beteiligt, die sich sonst mit einem Blick verständigen, heute aber in unterschiedlichen Schichten eingesetzt.

Eine eingespielte Routine kann solche Unterschiede verdecken. Deshalb ist die Nachfrage der neuen Kollegin nützlich. Sie sieht einen Widerspruch, an den sich die anderen längst gewöhnt haben.

Eine Frage ist noch keine Kritik

Für jemanden, der seine Arbeit seit Jahren ordentlich macht, kann „Warum machen Sie das so?“ unangenehm klingen. Als würde die eigene Erfahrung angezweifelt. Dabei fehlt der fragenden Person möglicherweise nur eine Erklärung.

Wie darauf reagiert wird, prägt die weitere Zusammenarbeit. Bekommt sie eine verständliche Antwort, fragt sie beim nächsten Mal wieder. Wird sie belächelt, lernt sie ebenfalls etwas: Hier sollte ich meine Zweifel besser für mich behalten.

Ich finde, gerade bei der Einarbeitung müssen solche Fragen Platz haben. Neue Mitarbeitende bringen einen frischen Blick mit. Sie kennen die kleinen betrieblichen Selbstverständlichkeiten noch nicht. Das kann mühsam sein, weil man Dinge erklären muss, über die man lange nicht nachgedacht hat. Es kann aber auch helfen, einen Ablauf zu verbessern.

Wenn die Vorgabe im Alltag nicht funktioniert

Manchmal steckt hinter einer Abkürzung ein ganz praktisches Problem. Das vorgesehene Hilfsmittel steht weit entfernt. Material wird an einem ungünstigen Ort bereitgestellt. Der Ablauf ist so geplant, dass ständig improvisiert werden muss.

Dann reicht es wenig, bei der nächsten Unterweisung dieselbe Regel noch einmal vorzulesen. Es braucht auch die Frage, was ihre Umsetzung erschwert.

Die Antwort darauf kennen häufig diejenigen, die die Arbeit jeden Tag machen. Ihr Wissen gehört in die Lösung einbezogen. Anschließend muss klar sein, welcher Ablauf gilt und wer eine notwendige Änderung veranlasst. Sonst bleibt es bei einem guten Gespräch, während am nächsten Morgen wieder genauso gearbeitet wird wie vorher.

Unterweisung darf zum Hinsehen anregen

Für mich gehört das zu einer guten Unterweisung: Menschen sollen ihre Arbeit darin wiedererkennen und verstehen, warum eine Regel für sie wichtig ist. Dazu braucht es Beispiele, die nah genug am Alltag sind, um die eigenen Gewohnheiten daran zu prüfen.

In der EU AI Act Academy verbinde ich deshalb Grundlagen mit Inhalten für Branche und Abteilung sowie den betrieblichen Regeln. Wer etwas bemerkt, soll außerdem wissen, an wen er sich im eigenen Unternehmen wenden kann.

„Das haben wir schon hundertmal so gemacht“ kann ein guter Ausgangspunkt für ein Gespräch sein. Mich würde der nächste Satz interessieren: Können wir erklären, warum es so sicher ist – oder sollten wir gemeinsam noch einmal hinschauen?